Деловая переписка на английском

​В современном мире деловая переписка на английском является частью ежедневной работы сотрудников различных компаний, так как многие из них плотно сотрудничают с зарубежными коллегами и партнерами. Поэтому будет полезно знать как грамотно вести деловую переписку на английском языке.

Однако, умение написать деловое письмо на английском важно не только для деловых людей, но и для изучающих английский язык, так как эта тема очень часто встречается на экзаменах.

Как написать деловое письмо на английском?

На первый взгляд может показаться трудным написать деловое письмо на английском языке, однако существует набор стандартных фраз для деловой переписки на английском языке, при помощи которых составить деловое письмо на английском будет намного проще.

Используя деловой английский язык в своих письмах вы сможете придать им официальный, но в то же время вежливый тон и соблюсти правила приличия. При ведении деловой переписки помните, что деловые люди ценят краткость и лаконичность.

Старайтесь не допускать грамматических ошибок и опечаток, так как деловое письмо показывает не только ваш уровень знания языка и деловой этики, но и формирует общее представление у зарубежных партнеров и клиентов о вас и вашей компании, поэтому перед отправкой обязательно перечитайте свое письмо несколько раз.

Можно выделить правила по которым составляется любое деловое письмо на английском языке:

1. Текст письма разделяется на абзацы, красная строка не используется.
2. В левом верхнем углу письма указывается полное имя отправителя и/или название компании отправителя и ее адрес.
3. Далее указывается имя адресата, название и адрес компании получателя (с новой строки).
4. Тремя строчками ниже, либо в верхнем правом углу письма указывается дата отправки письма.
5. Письмо может начинаться с причины обращения.
6. В центральной части письма размещается основной текст.
7. Обычно письмо заканчивают словами благодарности и словами "Yours sincerely," (если известно имя адресата) или 'Yours faithfully' (если имя адресата неизвестно).
8. Полное имя автора и его должность идет четырьмя строками ниже.

Обращение в деловой переписке на английском

Очень важно грамотно начать деловое письмо на английском, как правило, оно начинается с обращения. Письмо может быть обращено, как к знакомым людям, так и к незнакомцам и такие нюансы необходимо учитывать при составлении делового письма, чтобы не показаться грубым или невоспитанным в деловой переписке на английском с зарубежными коллегами.

Dear ..., - Уважаемый ... (В обращении к знакомому человеку).
Dear Sirs, - Уважаемые господа ( если неизвестно имя адресата).
Dear Sir or Madam – Уважаемые дамы и господа (если вам не известно имя адресата).
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms ... – Уважаемый/ая (если известно имя адресата; если вы не знаете семейное положение женщины, следует писать Ms).

Вступление в деловом письме на английском

В зависимости от ситуации деловое письмо на английском может начинаться по разному. Если вы отвечаете на чье-то письмо, необходимо, дать понять получателю с первых строк, что ваше письмо - это именно ответ на письмо, а не начало новой переписки. Также не лишним будет указать ссылку на предыдущие письма (например поставить дату), что позволит избежать путаницы в понимании того о чем идет речь в письме.

Thank you for your e-mail of (date)… - Спасибо за ваше письмо от ... (дата)
I apologise for not getting in contact with you before now… - Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
With reference to... – Относительно; Ссылаясь на...
Thank you for enquiring - Благодарим за ваш запрос.

Если же ваше письмо не является ответом, а вы являетесь инициатором деловой переписки, то после обращения вступления не будет, и вы должны указать причины по которым пишете письмо.

Укажите причину написания делового письма на английском

После обращения и вступления указывается причина по которой вы пишете деловое письмо на английском. Причин по которым вы пишете письмо может быть много: от согласия до просьб и извинений, но в независимости от ситуации, каждая из причин должна быть выражена в адекватной и вежливой манере, чтобы не навредить своей репутации. Первый блок состоит из нейтральных фраз, с которых можно начать указание причины.

I am writing to apologise for... - Я пишу Вам, чтобы извиниться за…
I am writing to enquire about ... - Я пишу Вам, чтобы узнать…
I am writing in connection with... - Я пишу Вам в связи с …
I'm writing to let you know that… - Я пишу, чтобы сообщить о …
I am delighted to tell you that… - Мы с удовольствие сообщаем о …
I am writing to confirm... - Я пишу Вам, чтобы подтвердить…
We are able to confirm to you… - Мы можем подтвердить …
We would like to point out that… - Мы хотели бы обратить ваше внимание на ...

Просьба в деловой переписке на английском

Причина по которой вы пишете деловое письмо на английском языке может содержать просьбу. С просьбы может начинаться основной текст делового письма, но она может содержаться в тексте письма, где это будет уместно по контексту.

I would be grateful if you could… - Я был бы признателен Вам, если бы вы ...
We would like to receive... - Мы хотели бы получить...
Could you possibly… - Не могли бы Вы…
Please could you send me… - Не могли бы Вы выслать мне…

Сообщение о неприятных новостях в деловой переписке на английском

Не всегда причиной написания деловых писем бывают только хорошие новости, иногда необходимо написать вежливый отказ или корректно сообщить о каких-то плохих известиях.

We regret to inform you that… - К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Unfortunately… - К сожалению…
I am sorry to inform you that.... - Мне тяжело сообщать вам, но…
I am afraid that… - Боюсь, что…

Выражение согласия в деловом письме на английском

Отвечая на чужое письмо вы можете начать с выражения согласия, а далее продолжить, к примеру, обсуждением каких-либо деталей.

I would be glad / delighted to… - Я был бы рад ...
I would be happy to... - Я был бы счастлив…

Переход к другому вопросу и уточнение информации

Зачастую в деловой переписке на английском необходимо уточнить какие-то детали, переспросить собеседника о его намерениях или ответить на вопросы. Для таких ситуаций также существует ряд стандартных фраз.

I am a little unsure about… - Я немного не уверен в …
Could you possibly explain… - Не могли бы вы объяснить…
I do not fully understand what… - Я не до конца понял…

We would also like to inform you... - Мы так же хотели бы сообщить вам о…
I also wonder if… - Меня также интересует…
Regarding your question about... - Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about... - В ответ на ваш вопрос о…

Приложение дополнительных материалов к письму на английском

Как правило, любая деловая переписка сопровождается обменом документами и вложениями, которые прикрепляются к электронным письмам. Для того, чтобы уметь общаться на тему прикрепленных документов вам понадобятся следующие слова и выражения.

Forward - пересылать.
Attachment - вложение, прикрепление.
I have forwarded (something to someone)... - я переслал (что-либо кому-либо)...
We enclose... - Мы прилагаем…
We are pleased to enclose... - Мы с удовольствием прилагаем…
Attached you will find... - В прикрепленном файле вы найдете...
I have attached the document. - Я прикрепил(а) документ во вложении.
Please find attached... - К настоящему письму прилагается...
The document is attached. - Документ во вложении.

Please take a look at the attached document.
Пожалуйста, ознакомьтесь с документом во вложении.

You will find the document attached to this e-mail.
Вы найдёте документ во вложении.

Replace the old document with the new one which is attached.
Замените старый документ новым, приложенным во вложении.

Предложение помощи в деловой переписке на английском

Бывают ситуации, когда в деловом письме необходимо предложить клиентам, партнерам или коллегам свою помощь. Сделать это можно при помощи следующих фраз.

Would you like me to…? - Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to… - Если хотите, я с радостью…
For further details... - более подробно, для более подробной информации...

Let me know whether you would like me to…
Сообщите, если вам понадобится моя помощь...

If you have any questions, please don't hesitate to contact me.
Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.

Ожидание ответа, напоминание о встрече в деловом письме

Иногда необходимо напомнить собеседнику о встрече или о том, что вы ожидаете ответ. Как правило, все подобные фразы в деловой переписке на английском начинаются с фразы: I look forward to.

I look forward to... - Я с нетерпением ожидаю / жду...
I look forward to hearing from you... - Я с нетерпением ожидаю услышать от вас...
I look forward to your reply... – Я с нетерпением жду вашего ответа...
I look forward to meeting / seeing you... - Я с нетерпением жду встречи / увидеться с вами...

Подпись в деловой переписке на английском

Как правило, любое деловое письмо на английском заканчивается одной из вежливых фраз (Best regards, Best wishes и т.п.), с которыми вы могли уже сталкиваться. После такой фразы с новой строки указываются имя и должность отправителя, после чего так же с новой строки можно указать телефон, e-mail или другую контактную информацию.

Kind regards, / Best regards, / Regards - С уважением...

Yours faithfully, / sincerely, / truly - Искренне Ваш...

Best wishes, - С наилучшими пожеланиями...

+ ваше имя и должность с новой строки

Образец делового письма на английском

Ниже приведен образец делового письма на английском языке, который поможет вам в составлении собственных писем для деловой переписки.

Mr John Green
CCC-company
Office 198, Entrance 4С
Wall Street
New York
USA

4 February 2017

Dear John,

Thank you for your e-mail of 25 January.

I'm writing to let you know that our hotel is situated in the historical centre of Florence and is surrounded by the extremely beautiful churches, monuments and ancient buildings.
The hotel is arranged on three floors. On the ground floor you will find the receprion, there is also a splendid terrace, where you can relax in an armchair reading or drinking coffee. The rooms are on the second and the third floor. You will enjoy the wonderful view from the windows of the rooms.

Breakfast is included in the price of the room and is served on the second floor from 9.00 a.m. till 11.00 a.m.

We would like to point out that pets are not allowed in our hotel.
Please take a look at the attached brochures of our hotel.

If you wish, I would be happy to reserve a room in our hotel for you and your family.

Yours sincerely,

Martin Black
Managing Director